محاسب المدفوعات ومهامه فى الفنادق
- بعد إستلام الفواتير والمستندات المرفقة بها من قسم مراقبة التكاليف يقوم محاسب المدفوعات بمراجعة تلك الفواتير مع المستندات المرفقة معها والتي تتمثل في صورة طلب الشراء – صورة ال Market List حيث يقوم بالتحقق من مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء من حيث الكمية والقيمة وأيضا مراجعة أسعار الخضار والفاكهة مع بيان الأسعار المرسل له من قسم المشتريات.
- ويتم التحقق أيضا من ختم الفواتير بختم الإستلام وتوقيعها من موظف الإستلام ورئيس القسم الطالب.
- اما بالنسبة لفواتير المشتريات المباشرة للأقسام فيقوم محاسب المدفوعات بمراجعتها وتحميلها على حسابات الأقسام التابعة لها.
- بعد إتمام عملية المراجعة يقوم محاسب المدفوعات بالتوقيع على ال Summary المرفق مع الفواتير وإعادتها لقسم مراقبة التكاليف لإثباتها على الحاسب الألي Sun بال Back Office.
- يتم إرسال ال Summary مرفقا به الفواتير مرة أخرى لمحاسب المدفوعات.
- يقوم محاسب المدفوعات بالدخول على الحاسب الألي والتحقق من صحة التوجيه الحاسبي للفواتير على حساب الموردين والمخازن ويقوم بإحتساب الضرائب المستحقة على الفواتير وهى بنسبة 1% ضريبة على التوريدات – 3% على الخدمات – 15% مهن حرة.
- يتم عمل Updating للفواتير لكى تؤثر في الحسابات الخاصة بالBack Office وبعد ذلك يقوم محاسب المدفوعات بحفظ الفواتير في ظرف كل مورد على حدى.
- وفي نهاية الشهر يقوم محاسب المدفوعات بمطابقة إجمالي المشتريات الشهرية من الأطعمة والمشروبات والمخازن العمومية مع مراقب الأطعمة والمشروبات ويوقع مراقب التكاليف على التقرير الخاص به بما يفيد المطابقة.
- يقوم محاسب المدفوعات بطبع ميزان للموردين كل شهر ويفضل أن يتم أيضا طبع كشف حساب لكل مورد.
المدفوعات
- يتم سداد المستحقات للغير اما بشيكات أو بأذون صرف
- وفيما يلي شرح للدورة المستندية لكلا منهما.
1- الشيكات
- عند السداد للموردين يقوم محاسب المدفوعات بفتح حساب المورد بالحاسب الألي ويحدد الفواتير التي سيتم سدادها.
- يتم طبع Payable Voucher من الحاسب الألي والذي يبين إجمالي الفواتير وقيمة الضرائب وصافي القيمة المستحقة للمورد.
- يقوم محاسب المدفوعات بمراجعة الفواتير مرة اخرى للتحقق من مطابقتها مع ال Payable Voucher ويوقع على ال Payable Voucher بما يفيد صحة ذلك.
- يتم إدراج الفواتير في بيان أخر معد بواسطة محاسب المدفوعات وهو بيان تفصيلي يدرج به أرقام الفواتير وتاريخها وقيمتها وقيمة الضرائب وصافي القيمة المستحقة للمورد ويوقع عليه.
- بقوم محاسب المدفوعات بإرسال الفواتير مرفقا بها كل المستندات وبيان الفواتير والPayable Voucher لمساعد المدير المالي.
- يقوم مساعد المدير المالي بمراجعة الفواتير مع المستندات المؤيدة لها والتحقق من صحة القيمة المستحقة للمورد وبعد المراجعة يقوم بالتوقيع على ال Payable Voucherبما يفيد ذلك.
- يتم إرسال الفواتير ومستنداتها مرة أخرى لمحاسب المدفوعات والذي يقوم بعد ذلك بإصدار شيك بالمبلغ المستحق.
- يتم إرسال الشيكات والفواتير وجميع المستندات للمدير المالي والذي يقوم بالأطلاع عليها والتوقيع على ال Payable Voucher بما يفيد ذلك والتوقيع ايضا على الشيك.
- يتم إرسال الشيكات والفواتير وجميع المستندات للمدير العام والذي يقوم بالأطلاع عليها والتوقيع على ال Payable Voucher والشيكات.
- يتم إعادة المستندات والشيكات مرة أخرى لمحاسب المدفوعات بعد توقيعها لتسليمها لمستحقيها وعمل سداد لها على الحاسب الألي ويتم ختم الفواتير والمستندات بختم Paid.
- يتم الإحتفاظ بالشيكات الموقعة بظرف المورد بالخزينة العمومية لحين تسليمها لمستحقيها وفي بعض الحالات يتم أخذ صورة من الشيكات الموقعة وإرفاقها مع الفواتير المسددة بظرف المورد واعداد بيان بتلك الشيكات بحيث يتضمن رقم الشيك – اسم المستفيد – المبلغ – التاريخ – توقيع المستلم.
- يتم تسليم تلك الشيكات والكشوف لأحد موظفي الإدارة المالية والذي يقوم بالتوقيع على صورة الكشوف بما يفيد إستلامه لها وذلك لتسليمها لمستحقيها.
- يتم تسليم الشيكات لمستحقيها بعد الحصول على تفويض من الشركة بأسم المستلم ويتم الحصول على صورة تحقيق الشخصية ويوقع المستلم على صورة الشيك بما يفيد الإستلام وهذا في حالة صدور الشيك بأسم الشركة.
- أما اذا كان الشيك صادر بأسم الشخص المستلم فيتم الحصول على صورة تحقيق الشخصية الخاصة به ويوقع على صورة الشيك بما يفيد الإستلام
- يتم حفظ مستندات التسليم بطرف المورد مع الفواتير والمستندات المتعلقة بها.
- أما بالنسبة للشيكات المسددة لجهات حكومية فيتم إرفاق المستندات المؤيدة للمبالغ المستحقة مع الشيكات وتأخذ نفس دورة المراجعة والتوقيعات السابقة.
- يتم الحصول على إيصال إستلام بتلك الشيكات من الجهات المستلمة ويتم حفظها بالظرف مع صورة الشيك والمستندات المؤيدة.
2- أذون الصرف "Petty Cash"
- يتم تسليم المستندات المؤيدة للمبالغ المطلوب صرفها نقدا للصراف العمومي بعد توقيعها من المدير المسؤل عن القسم التابع له تلك المبالغ.
- يقوم الصراف العمومي بمراجعة تلك المستندات وعمل إذن صرف بها ويوقع على اذن الصرف بما يفيد ذلك.
- يتم تجميع اذون الصرف مرفقا بها المستندات ويتم إرسالها لمساعد المدير المالي.
- يقوم مساعد المدير المالي بالمراجعة والتوقيع على إذن الصرف بما يفيد ذلك.
- يتم تقديم أذون الصرف والمستندات للمدير المالي و المدير العام أو المدير المقيم والذي يقوم بالإطلاع والمراجعة والتوقيع على أذون الصرف.
- يتم إعادة أذون الصرف للصراف العمومي والذي يقوم بتسليمها لمستحقيها.
- يقوم المستفيد بصرف المبلغ المستحق له والتوقيع على اذن الصرف بما يفيد الإستلام.
- يحتفظ الصراف العمومي بأذون الصرف لديه حيث يقوم بتجميع أذون الصرف كل فترة وعمل استعاضة بها لأستعاضة المبلغ المنصرف من العهدة حيث يقوم بعمل بيان بأذون الصرف المنصرفة خلال تلك الفترة ويرفق به أذون الصرف.
- يتم تسليم البيان وأذون الصرف لمحاسب المدفوعات والذي يقوم بمراجعة أذون الصرف مع المستندات المؤيدة وتحميلها على حساباتها بالحاسب الألي "المصروفات"
- يتم إرسال بيان الأستعاضة مرفقا به اذون الصرف والمستندات لمساعد المدير المالي ثم المدير المالي والذي يقوم كل منهما بالمراجعة والتوقيع على البيان بما يفيد ذلك.
- يتم إصدار شيك بقيمة الأستعاضة ويوقع من المدير المالي ويرسل للمدير العام والذي يقوم بالتوقيع على كلا من ال Payable Voucher والشيك.
- يتم إعادة الشيك والمستندات لمحاسب المدفوعات والذي يقوم بتسليم الشيك للصراف العمومي بعد التوقيع على صورة الشيك ويحتفظ بصورة الشيك والمستندات لديه ويتم ختم أذون الصرف والمستندات بختم Paid .
